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Trainingsmaterial clever bereitstellen & zentral verwalten

[fa icon="calendar"] 13. Oktober 2015 / Markus Stalf

Training und Mitarbeiterqualifizierung sind in der heutigen Arbeitswelt wichtiger denn je. In einem Contactcenter, wo laufend Wissen zu neuen Produkten, Serviceprozessen und Projekten vermittelt wird, umso mehr. Zudem leiden Contactcenter häufig unter einer hohen Fluktuation und müssen laufend neue Mitarbeiter einarbeiten.

Trotzdem fällt es gerade Contactcentern oft schwer, den dringend benötigten Trainingsmaßnahmen ausreichend Zeit einzuräumen. Denn der Arbeitsalltag wird durch hohe Anrufaufkommen und permanente Verfügbarkeit geprägt. Die exakt kalkulierten Einsatzpläne lassen meist keinen Freiraum für Trainingsmaßnahmen. Mitunter stehen auch nicht ausreichend Trainingsräume für Präsenzveranstaltungen zur Verfügung.

Seit jeher entwickeln Trainer und Trainingsverantwortliche in Contactcentern ihre eigenen Dokumente und Trainingsunterlagen - von der Aufbereitung des nötigen Produktwissens über die Erstellung von Gesprächsleitfäden bis hin zur Dokumentation von Serviceprozessen. Neben schriftlichen Unterlagen kommen heute zusätzlich Audio-Dateien, Videos und E-Learnings zum Einsatz.

Um selbsterstellte Lernmedien für Mitarbeiter verfügbar zu machen, werden E-Mails versandt oder komplizierte Ordnerstrukturen angelegt, was allerdings mit einem hohem Verwaltungsaufwand verbunden ist. Regelungen zur korrekten Namensgebung und Versionierung müssen befolgt werden und die Steuerung der Zugriffskontrolle ist umständlich.

Es ist daher Zeit, umzudenken und alternative Möglichkeiten zu nutzen, um Trainingsunterlagen einfach und flexibel zu verwalten.

Eigenes Trainingsmaterial hochladen

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade ein neues PDF-Dokument mit wichtigen Informationen zum Brandschutz erstellt oder möchten ein Trainingsvideo zum korrekten Umgang mit Textbausteinen bei der E-Mail-Bearbeitung veröffentlichen.

Was ist nun zu tun? Wo speichern Sie die Datei ab? Wie stellen Sie sicher, dass nur bestimmte Mitarbeiter darauf zugreifen können? Wie stellen Sie fest, wer die Unterlagen schon durchgearbeitet hat?

Mit der Call Center School laden Sie einfach Ihre Dokumente und Videos hoch und bestimmen mit wenigen Klicks, wer Zugriff auf Ihre Materialien erhalten soll. Nutzen Sie die übersichtlichen, stets aktuellen Anzeigen zum Lernfortschritt der Mitarbeiter auch für Ihre eigenen Unterlagen. Stellen Sie mit einem Blick fest, welcher Mitarbeiter sich bereits mit Ihren Materialien auseinandergesetzt hat.

Nach dem Upload können Sie alle Schulungsmaterialien übersichtlich strukturieren und zu Kursen zusammenfassen. Sie können beliebig große Dateien und alle Dateitypen hochladen. Natürlich sind wir uns des vertraulichen Charakters Ihres Schulungsmaterials bewußt. Deshalb werden alle hochgeladenen Dateien ausschließlich in speziell gesicherten Rechenzentren gespeichert.

Eigene Tests und Abschlussprüfungen erstellen

Hand in Hand mit der Verwendung eigener Schulungsunterlagen und -videos geht für gewöhnlich der Anspruch, das Verständnis der Inhalte durch die Lernenden überprüfen zu können. Häufig entsteht an dieser Stelle - unnötigerweise - ein Medienbruch!

Denn die Bereitstellung von Lernmaterial geschieht zwar mittlerweile meist digital, Tests und Prüfungsunterlagen werden dagegen oftmals in gedruckter Form verteilt. Die gruppenweise Durchführung der Prüfungen im Trainingsraum ist nicht effizient und die Auswertung der Prüfungsergebnisse zeitintensiv und fehleranfällig.

Mit der Call Center School können Sie sich diese Arbeit sparen. Erstellen Sie Ihre Tests und Prüfungen einfach in der Cloud. Verwenden Sie verschiedene Fragetypen, um Wissen zielgerichtet abzufragen. Die Prüfungen werden automatisch ausgewertet. Die Ergebnisse sind für Trainingsverantwortliche jederzeit einsehbar.

Kontinuierliches Lernen benötigt eine dynamische Lernplattform

Es ist an der Zeit, die technischen Möglichkeiten des Internets zu nutzen und schwerfälligen Ordnerstrukturen und Papierbergen den Kampf anzusagen.

Die Möglichkeiten, eigenes Trainingsmaterial hochzuladen sowie eigene Prüfungen und Tests zu erstellen, stehen allen Benutzern von TCCS ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Egal, ob Sie bereits Kunde oder lediglich Besitzer eines kostenlosen Testzugangs sind.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Dann kontaktieren Sie uns!

Topics: Contactcenter-Training, Produkt-Update

Markus Stalf

Verfasst von Markus Stalf

Markus ist seit 2011 Teil der InVision-Familie. In den ersten Jahren hat er als Berater für Workforce Management Software einige Contactcenter kennenlernen dürfen und viel über moderne Serviceunternehmen, deren Abläufe und Bedeutung gelernt. Seit 2015 ist Markus Teil von The Call Center School und hilft Contactcentern ihr Aus- und Weiterbildungskonzept zu modernisieren. Daneben arbeitet er leidenschaftlich gerne daran The Call Center School weiter zu entwickeln und denkt dabei auch mal über den Tag hinaus.

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